2014年2月9日，湖南省農業科學院后勤服務中心召開緊急會議，為即將出現的雨雪天氣做好準備，把完善應急措施當做重點工作來做，做到一旦出現雨雪冰凍災情，及時啟動相應預案，組織各方面力量開展處置工作，將災情損失降低到，確保職工群眾的生命財產。

會議中，為了院切身利益， 湖南省農業科學院對重點工作作了專門的部署，要求后勤服務中心做到以下幾點，首先水電服務部要加強設備巡查和檢修，做好隱患排查工作，并準備好應急預案，以在災害發生時，及時采取有效的措施；同時通過居民做好應急準備。

第二，資產經營管理科要做好生鮮市場隱患的排查工作，做好肉禽、蔬菜等生活物資的市場供應。第三，職工醫院要針對冬季常見、多發傳染性疾病，做好防控和救治工作。第四，職工食堂要做好食堂餐飲的正常供應，不得隨意提價。第五，綠化部要組織人員，對新移栽樹木、名貴樹木進行掃雪除冰。第六，環衛服務部要實行分段分片包干責任制，通過集中清掃、撒工業鹽等措施，組織力量掃雪除冰，確保轄區內道路暢通和行人。第七，中心保衛部門要督查有關部門和業主單位采取有效措施加強對市場棚架、鋼架構建筑、農業大棚、加油站等建筑物的掃雪除冰工作。

會議，湖南省農業科學院中心環衛部還緊急調運了1000公斤工業鹽分散在院所及小區道路上，水電部緊急搶修了園藝所架空線路故障，各施工人員昌著嚴寒在電線桿上工作，使用電設備得以正常運轉。